Bí quyết nào để tổ chức tiệc Teabreak hội nghị hoàn hảo? Hãy cùng Caramela bật mí bí quyết giúp bạn chinh phục trái tim khách mời!
Tiệc tea break hội nghị là gì?
Đây là một phần trong chương trình của một hội nghị, hội thảo hoặc sự kiện chuyên nghiệp. Teabreak thường được tổ chức giữa các phiên để giúp người tham dự thư giãn, giao lưu và tiếp tục kết nối trước khi quay lại với các chủ đề chính. Teabreak hội nghị cũng thường đi kèm với các cơ hội mở rộng mối quan hệ (networking).Teabreak trong hội nghị thường được tổ chức một cách chuyên nghiệp, nhằm hỗ trợ các mục đích giao lưu và nghỉ ngơi trong một sự kiện lớn, trong khi teabreak bình thường chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi trong ngày.
Để đảm bảo một buổi tiệc Teabreak hội nghị diễn ra một cách tốt nhất, bạn cần lưu ý 4 điều ngay bên dưới đây…
1. Lựa chọn Teabreak hội nghị phù hợp với khách mời
Lựa chọn thực đơn Teabreak phù hợp với khách hàng là một yếu tố quan trọng để đảm bảo sự thành công của buổi hội nghị, dự thảo,…Vì vậy bạn cần lư ý những điều sau đây:
Thứ nhất bạn cần lưu ý về mặt vị trí địa lý. Mỗi vùng miền điều có khẩu vị và văn hóa ẩm thực khác nhau. Miền Bắc nổi bật với hương vị thanh đạm, nhẹ nhàng, chú trọng gia vị truyền thống và cách chế biến cầu kỳ. Miền Trung lại gây ấn tượng mạnh mẽ với vị cay nồng đặc trưng, màu sắc bắt mắt và ẩm thực cung đình Huế tinh tế. Miền Nam mang đến sự ngọt ngào, đậm đà, phóng khoáng, chịu ảnh hưởng từ nhiều nền văn hóa và sử dụng nguyên liệu tươi ngon từ sông nước, miệt vườn. Cuối cùng, ẩm thực Tây Nguyên hoang dã, đậm chất núi rừng, sử dụng nguyên liệu tự nhiên và giữ nguyên hương vị độc đáo. Nếu những nước phương Tây ưa chuộng sự ngọt ngào thì những nước phương Đông lại ưa thích sự đậm đà của món ăn. Từ đó, ta thấy được rằng tùy vào vị trí và đặc điểm vùng miền mà ta sẽ đưa ra những lựa chọn khác nhau.
Thứ hai bạn cần lưu ý chất lượng món ăn ở buổi hội nghị hoặc dự thảo của mình. Chất lượng món ăn của một buổi Teabreak phụ thuộc vào nhiều yếu tố từ khâu chuẩn bị đến khâu phục vụ. Trong đó khâu chuẩn bị nguyên liệu là khâu quan trong trọng nhất. Bởi vì chỉ có nguyên liệu tươi ngon, cao cấp, hương vị được chế biến ngon miệng, hấp dẫn mới có thể tạo ra thực đơn Teabreak hoàn hảo đáp ứng yêu cầu cao của các khách mời khó tính trong buổi hội nghị ở khu vực TpHCM nói riêng và tất cả các khu vực khác nói chung. Do đó, khi lựa chọn thực đơn Teabreak bạn cần đặc biệt quan tâm đến chất lượng cũng như vệ sinh an toàn thực phẩm của từng món ăn và đồ uống trong suốt quá trình chuẩn bị và phục vụ. Điều đó không chỉ thể hiện sự chỉnh chu quan tâm của ban tổ chức mà còn tăng độ hài lòng của khách tham dự tại buổi tiệc
Gợi ý một số loại bánh và đồ uống được dùng trong tiệc Teabreak hội nghị thường được dùng ở Tp.HCM:
- Bánh ngọt: Bánh lạnh Phomai, bánh Mousse, bánh Lamington, bánh Muffin-Cupcake, bánh Croissant
- Bánh mặn: Bánh Mini Pizza, bánh Ham Roll, bánh Patechaud, bánh Sausage Roll,..
- Trái cây tươi theo mùa: Dưa hấu, xoài, thanh long, nho, cam, dâu tây,…Trái cây sấy khô: Mít sấy, chuối sấy, khoai lang sấy,…
- Các loại hạt và bánh Healthy làm từ gạo lứt như bánh gạo lứt chà bông, bánh gạo lứt rong biển, hạt điều, hạt hạnh nhân, hạt macca,…
Đồ uống thường được dùng tại Teabreak hội nghị ở HCM
- Trà:, trà lài, trà đào, trà gừng, trà thảo mộc, trà hoa cúc, …
- Cà phê: Cà phê đen, cà phê sữa đá, cà phê cappuccino,…
- Nước ép trái cây tươi:, nước ép ổi, dưa hấu, dâu tằm, chanh dây…
- Mojito: Mojito bạc hà, chanh dây, việt quốc,..
Cuối cùng, người tổ chức cần lưu ý đến tính chất và quy mô của buổi tiệc để lựa chọn Teabreak sao cho phù hợp. Nếu là sự kiện trang trọng như hội nghị có tầm ảnh hưởng lớn trong công ty ta có thể cân nhắc các loại bánh có hương vị nhẹ nhàng thiên hướng ngọt ngào phối hợp với cafe hoặc trà. Nếu là sự kiện vui tươi nhẹ nhàng như dự thảo giữa các phòng ban, Nên cân nhắc lựa chọn thực đơn sao cho món ăn phù hợp với thời gian và địa điểm tổ chức tiệc. Ví dụ, nếu là tiệc teabreak buổi sáng, bạn có thể chọn các món như bánh mì, bánh ngọt, trái cây. Nếu là tiệc teabreak buổi chiều, bạn có thể chọn các món như bánh ngọt, trái cây,…
Tóm lại để lựa chọn món ăn trong các buổi Teabreak hội nghị phù hợp với nhu cầu và đáp ứng mong đợi của các khách mời ở khu vực HCM cần:
Đa dạng: Thực đơn teabreak nên đa dạng để đáp ứng sở thích của nhiều người. Bạn nên có cả món ngọt, món mặn, món chay, món tráng miệng và đồ uống.
Nhẹ nhàng: Các món ăn trong Teabreak nên nhẹ nhàng, dễ ăn, không quá no để khách hàng có thể tiếp tục tham gia các hoạt động sau đó.
Sáng tạo: Bạn có thể thêm một số món ăn sáng tạo, độc đáo để tạo điểm nhấn cho buổi tiệc.
2. Số lượng Teabreak hội nghị phù hợp với khách mời
Teabreak tuy là chỉ buổi ăn nhẹ nhưng đòi hỏi sự chỉnh chu, tỉ mỉ vô cùng. Số lượng teabreak phù hợp với khách mời là một yếu tố quan trọng để đảm bảo mọi người đều có đủ đồ ăn, thức uống và cảm thấy thoải mái trong suốt sự kiện. Tuy nhiên, không có một con số cụ thể nào là “chuẩn” cho tất cả các trường hợp , đặc biệt là khi tổ chức tại các buổi tiệc mang tính đặc thù như hội nghị hay dự thảo, bạn cần phải xem xét nhiều yếu tố sau để đưa ra quyết định phù hợp.
Các yếu tố ảnh hưởng đến số lượng teabreak:
Thời gian của sự kiện:
- Sự kiện ngắn (dưới 2 tiếng): Có thể không cần teabreak nếu khách mời không quá đói hoặc khát.
- Sự kiện trung bình (2-4 tiếng): Nên có ít nhất một teabreak giữa giờ để khách mời nghỉ ngơi và nạp năng lượng.
- Sự kiện dài (trên 4 tiếng): Nên có 2-3 teabreak, hoặc nhiều hơn tùy thuộc vào tính chất và lịch trình của sự kiện.
Tính chất của sự kiện: Hội nghị, hội thảo thường có nhiều teabreak hơn để khách mời có thời gian giao lưu, trao đổi.
Yếu tố ngân sách :
- Ngân sách eo hẹp: Có thể lựa chọn các món ăn, đồ uống đơn giản, tiết kiệm chi phí.
- Ngân sách thoải mái: Có thể đầu tư vào thực đơn đa dạng, chất lượng cao, và dịch vụ chuyên nghiệp.
Mách bạn các tips nhỏ tính toán số lượng teabreak:
- Ước tính thời gian: Xác định thời gian diễn ra sự kiện và chia thành các khoảng thời gian phù hợp cho teabreak.
- Xác định tính chất: Xem xét tính chất của sự kiện để quyết định tần suất và thời lượng của mỗi teabreak.
- Dự trù số lượng khách: Ước tính số lượng khách mời tham dự để chuẩn bị đủ đồ ăn, thức uống.
- Lập ngân sách: Xác định ngân sách dành cho teabreak để lựa chọn thực đơn và dịch vụ phù hợp.
3. Cách thức trang trí trong tiệc Teabreak hội nghị
Với mỗi sự kiện, việc xác định chủ đề quyết định phần nhiều đến thành công.Những dịp như hội nghị, hội thảo, việc xác định chủ đề quyết định phần nhiều đến thành công. Chủ đề là từ khoá xuyên suốt, chi phối các yếu tố khác trong tiệc như thực đơn, âm nhạc, cách bày trí… Nhờ đó, dù là tiệc nhỏ hay lớn, dù không gian rộng rãi hay hạn chế thì bữa tiệc vẫn có sự kết nối và nổi bật.
Một số những lưu ý về địa điểm tổ chức teabreak hội nghị:
- Gần phòng hội nghị: Địa điểm teabreak nên nằm gần phòng hội nghị để khách mời dễ dàng di chuyển và tiết kiệm thời gian.
- Không gian rộng rãi: Đảm bảo không gian đủ rộng để khách mời có thể thoải mái di chuyển, giao lưu và thưởng thức đồ ăn, thức uống. Tránh tình trạng quá đông đúc, chật chội gây khó chịu cho khách mời.
- Không gian thoáng đãng: Ưu tiên những địa điểm có không gian thoáng đãng, có thể là không gian ngoài trời hoặc trong phòng có nhiều ánh sáng tự nhiên. Điều này giúp tạo cảm giác thoải mái, thư giãn cho khách mời.
- Nếu có thể, hãy chọn địa điểm có view đẹp để tạo thêm điểm nhấn cho buổi teabreak, giúp khách mời cảm thấy thư thái và dễ chịu hơn. Như văn phòng hoặc hội trường thuộc các toà nhà cao, có view đẹp, Caramela gợi ý bạn nên ưu tiên chọn đặt bàn tiệc cạnh cửa sổ, cửa kính để tôn lên các món ăn và tạo vị trí đẹp để khách check-in.
4. Các lưu ý quan trọng khác khi tổ chức tiệc Teabreak hội nghị
Nên có ý nhất 1 người phục vụ:
Teabreak là tiệc tự phục vụ, nơi khách chủ động thưởng thức các món ăn đã được bày sẵn. Tuy nhiên, Caramela khuyến khích cần ít nhất 1 người phục vụ với 4 nhiệm vụ chính: hướng dẫn khách, xử lý tình huống phát sinh, bổ sung món ăn khi cần, và đảm bảo vệ sinh bàn tiệc, giữ không gian luôn sạch sẽ và thẩm mỹ.
Sử dụng dụng cụ ăn đơn giản, vừa tay cầm
Khác với tiệc bàn, tiệc teabreak cần tối giản dụng cụ ăn uống. Chỉ cần 3 món sau là đủ:
- Dĩa nhỏ vừa lòng bàn tay
- Nĩa loại vừa (cân xứng với dĩa)
- Ly uống nước:Lý do là vì khách thường đứng và di chuyển khi ăn teabreak, nên cần dụng cụ nhỏ gọn, dễ cầm nắm, tránh sứ, thủy tinh nặng và dễ vỡ, hoặc quá nhiều dao, muỗng, nĩa gây khó khăn cho khách.
Cần có thực đơn hoặc bảng tên giới thiệu món ăn
Một số bữa tiệc thiếu bảng tên hoặc menu, gây bất tiện cho thực khách, đặc biệt với các món phương Tây như Passion Cheese, Panna Cotta, Choux Pate hay bánh sandwich, bánh tart, khiến khách khó nhận ra nhân bánh và chọn đúng sở thích. Điều này làm mất thời gian và ảnh hưởng trải nghiệm của họ. Để cải thiện, cần có bảng tên hoặc menu ghi rõ tên món và thành phần để giúp nhận diện và tránh dị ứng. Các bảng tên có thể làm bằng cách in ấn, viết tay hoặc thiết kế đồ họa, đồng thời có thể lồng ghép logo công ty, tạo điểm nhấn cho sự kiện.
Âm nhạc nhẹ nhàng, tránh nhạc dance, remix
Như đã nói, Tea Break chú trọng tính thư giãn, kết nối nên âm nhạc trong tiệc này có tác dụng giúp không khí nhẹ nhàng, uyển chuyển hơn.
Với Top 4 lưu ý vừa nêu trên, Caramela hy vọng đã giúp bạn tổ chức thành công các buổi tiệc Teabreak hội nghị tại Tp.HCM sắp đến. Nếu vẫn còn phân vân về cách thức tổ chức, về menu tiệc Teabreak bạn hãy liên hệ ngay với Caramela để được tư vấn và đặt tiệc Teabreak hội nghị tận nơi nhé!
__________
CARAMELA
📌Trụ sở chính: 281 Nguyễn Văn Trỗi, Phường 10, Phú Nhuận
🏢Nhà máy: 134/36 Đường Cầu Ba Phụ, Thạnh Xuân, Quận 12
☎ Hotline: 0929.123.186
📧Email: lienhe@caramela.com.vn
Website: https://caramela.com.vn/
Fanpage:Caramela – Teabreak & Cake Box
Website Caramela: https://caramela.com.vn/ve-caramela/
